Home » Inovasi Pendidikan » Proposal otomasi perpustakaan

Proposal otomasi perpustakaan

  1. A.    Latar Belakang

Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan perpustakaan juga semakin diperhatikan oleh instansi khususnya lembaga pendidikan tinggi. Hal tersebut dikarenakan adanya istilah bahwa “buku adalah jendela dunia”, sehingga semakin banyak pengguna yang sadar akan pentingnya peran perpustakaan untuk mendukung tercapainya tujuan tertentu. Pengelola perpustakaan seharusnya lebih memahami akan kondisi pengguna yang memiliki mobilitas tinggi, oleh karena itu perlu dilakukan sebuah inovasi terhadap sistem perpustakaan manual menjadi terkomputerisasi.

Otomasi perpustakaan merupakan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI) agar menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali dalam kegiatan pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan meyebarluaskan informasi sehingga sistem manual perpustakaan berubah menjadi sistem perpustakaan yang terkomputerisasi. Sistem otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi pada pekerjaan administratif di perpustakaan agar lebih efektif dan efisien. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya.

Perpustakaan berbasis teknologi informasi (komputerisasi) sangat di butuhkan. Keberadaan perpustakaan berbasis komputerisasi dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan proses layanan pada pengguna perpustakaan sehingga dapat memperlancar proses belajar-mengajar di lingkungan akademika sehingga dapat meningkatkan Efektifitas dan efisiensi penatalaksanaan perpustakaan Pustakawan berpotensi menjadi seorang manajer informasi. Peranan baru itu mensyaratkan penguasaan berbagai macam keterampilan, pengetahuan dan kemampuan. Dengan begitu, mereka dapat mengakses dan menyebarkan informasi berbantuan komputer dan teknologi telekomunikasi dari perpustakaannya. Salah satu pendekatan yang sangat mungkin dilakukan dalam hal ini ialah dengan memanfaatkan teknologi intranet dalam bidang penelusuran koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.

Unsur dan syarat otomasi perpustakaan ada banyak. Adakalanya pustakawan berharap banyak terhadap sistem pengelolaan dengan model ini karena seringkali tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan. Untuk dapat memastikan sebuah keberhasilan dalam otomasi perpustakaan maka dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara user/ pengguna dengan pustakawan sehingga perlu kiranya membuat rencana detail sebelum melakukan otomasi perpustakaan. Tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih dan mengerti tentang sistem otomasi perpustakaan amat diperlukan.

  1. B.     Tujuan
    1. Umum:

Untuk memudahkan pengelola perpustakaan

  1. Khusus:
  • Perpustakaan dapat meningkatkan peran dan fungsinya dalam memberikan mutu pelayanan yang baik kepada pengguna perpustakaan
  • Perpustakaan dapat menimbulkan kecintaan pengguna perpustakaan terhadap membaca dikarenakan kecepatan akses atau efisiensi waktu pengguna perpustakaan
  • Perpustakaan dapat mengelola sumber daya perpustakaan secara efektif dan efisien
  1. C.    Ruang Lingkup
    1. Komponen otomasi perpustakaan
  • Sumber daya manusia (human resource)

SDM yang dimaksud adalah pustakawan, staf yang menjadi operator dan teknisi serta para pengguna perpustakaan.

  • Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras merupakan peralatan fisik yang dapat dilihat dan dirasakan

  • Perangkat lunak (software)

Perangkat lunak merupakan program-program computer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan apa yang dikehendaki

  • Data

Data berasal dari pengguna perpustakaan, koleksi buku, maupun operator dan staff perpustakaan itu sendiri. Data yang di entry demi keperluan pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya.

  • Jaringan intranet

Jaringan intranet diharapkan dapat menghubungkan antara computer operator ke computer yang dikhususkan untuk para pengguna perpustakaan. Sehingga entry data ataupun pengubahan data yang dilakukan oleh operator dapat di perbarui (update) secara langsung.

  • Manual

Manual berupa panduan umum mengenai penggunaan hardware maupun software yang berupa SOP (Standar Operating Procedure) sehingga perlakuan pengolahan data hingga menjadi suatu informasi dapat dilakukan secara seksama.

  • Manajemen Informasi Sistem (MIS)

Manajemen informasi sistem digunakan sebagai suatu proses yang dilandasi dengan teknologi informasi sehingga dapat memudahkan para operator dalam memahami software. Melalui manajemen informasi sistem, operator dapat mengetahui mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengerahan, dan pengawasan terhadap program komputerisasi yang dipilih oleh kepala perpustakaan.

  • Biaya (cost)

Beberapa komponen tersebut tidak akan terealisasi tanpa adanya biaya karena dibutuhkan pembelian beberapa hardware, software, dan pelatihan terhadap operator dan teknisi program. Besarnya biaya akan mempengaruhi kelancaran program.

  1. Identifikasi kondisi UPT Perpustakaan Unesa

UPT Perpustakaan telah memiliki koleksi buku sebanyak 10.000 eksemplar, sehingga diharapkan menggunakan sistem komputerisasi agar seluruh data dapat terorganisir dengan baik dan dapat dikelola secara efektif dan efisien. SIMPus merupakan suatu software yang telah disesuaikan dengan kebutuhan UPT Perpustakaan Unesa, dimana software tersebut akan lebih optimal jika digunakan untuk menyimpan database buku, user, maupun penelusuran yang lebih dari 10.000 eksemplar tersebut.

  1. Peta konsep

SIMPus

 

Diklat

 

  1. Konsep dasar rancangan system

Banyak komponen yang dapat diolah dalam software SIMPus ini. Di bawah ini merupakan salah satu contoh input database “BUKU” yang dapat dilakukan oleh software SIMPus sesuai dengan koleksi buku yang ada di UPT Perpustakaan Unesa, yaitu:

Judul             : Pembangunan Ekonomi dan Utang Luar Negeri: Suatu

Pengantar

Pengarang     : Tulus Tahi

Oleh              : Operator 1

Pembeda 1 judul dengan beberapa eksemplar

^a000001%^a000002%^a000003

Hasil display data  koleksi buku yang telah diinput

 

  1. Desain hardware

Hardware yang digunakan tidak harus unit computer yang memiliki kecanggihan diatas rata-rata karena software SIMPus ini berbasic MS-DOS. Sehingga dengan unit computer yang berbasis windows dapat diterapkan dengan software SIMPus ini. Hardware yang dibutuhkan pun tidak terlalu mahal karena spesifikasi unit computer telah disesuaikan dengan kebutuhan UPT Perpustakaan Unesa.

  1. Desain software

Software SIMPus secara khusus dirancang sesuai dengan sistem pelayanan dan kemampuan SDM UPT Perpustakaan Unesa. Keudahan yang ditawarkan oleh software SIMPus merupakan suatu nilai tambah pada tahap implementasi program tersebut dalam pelayanan keseharian perpustakaan. Software dirancang secara sederhana dengan manfaat yang maksimal. Di era globalisasi dan modern sekarang ini, SIMPus dapat mengatasi masalah kesulitan pengelolaan sumber daya perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi yang ada berdasarkan kemampuan UPT Perpustakaan Unesa di segi financial hingga skill of human resource. Para user baru dalam pengoperasian SIMPus akan menimbulkan efisiensi dalam bekerja sehingga user dapat mempelajari dan memahami dengan senang hati.

  1. Desain pendidikan dan pelatihan (diklat) sumber daya manusia UPT Perpustakaan Unesa

Diklat sangat diperlukan bagi operator dan teknisi program. Hal ini tidak terlepas dari para pegawai yang juga harus memahami akan kinerja software ini sehingga diharapkan terdapat sinergi yang kuat dalam menjalankan software SIMPus. Desain diklat telah terlampir pada lampiran.

  1. D.    Waktu dan Tempat Kegiatan  

Waktu      : 08.00 – selesai

Tanggal    :  27 April 2012

Acara        : Penandatanganan MoU

Tempat     :  Ruang Multimedia Perpustakaan Unesa Ketintang

  1. E.     Penyelenggara

Penyelenggara dari usulan otomasi perpustakaan adalah:

Nama                    : Dirka Mei Okprina

NIM                     : 101714043

Angkatan             : 2010

Prodi                    : S1 Manajemen Pendidikan

Fakultas                : Ilmu Pendidikan

Perguruan Tinggi  : Universitas Negeri Surabaya

  1. F.     Jadwal Kegiatan           

Fase

Minggu Ke-

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Negosiasi + MoU
Identifikasi UPT Perpustakaan Unesa
Desain hardware dan software
Implementasi + Diklat
Sosialisasi dan Pendampingan
Laporan
Pelembagaan
Pelepasan dan Pengawasan

 

  1. G.    Anggaran           

Banyaknya anggaran yang dibutuhkan untuk otomasi perpustakaan tersaji dalam tabel dibawah ini:

No

Nama Barang

Jumlah

Nama Satuan

Harga satuan

Total

1

Komputer

5

unit  Rp     4,500,000  Rp 22,500,000

2

Scanner

2

unit  Rp     3,500,000  Rp    7,000,000

3

Instal windows

5

paket  Rp        400,000  Rp    2,000,000

4

Software SIMPus

1

paket  Rp  15,000,000  Rp 15,000,000

5

Entry database buku

10000

eks  Rp             1,000  Rp 10,000,000

6

Entry database user

25

orang  Rp             1,000  Rp          25,000

7

Pemasangan alat

1

paket  Rp        500,000  Rp       500,000

8

Diklat operator+teknisi

5

orang  Rp        150,000  Rp       750,000

9

Diklat pegawai

20

orang  Rp           50,000  Rp    1,000,000

10

Printer

5

unit  Rp     2,500,000  Rp 12,500,000

Jumlah

 Rp 71,275,000

PPN 10%

 Rp    7,127,500

Jumlah keseluruhan

 Rp 78,402,500

 

  1. Penutup

Demikianlah proposal ini kami buat, besar harapan kami agar proposal ini dapat berjalan sesuai dengan maksud dan tujuannya. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu Pimpinan UPT Perpustakaan Unesa kami ucapkan terimakasih.


 

LAMPIRAN

Jenis barang yang direkomendasikan sebagai alat pendukunng otomasi perpustakaan, sebagai berikut:

Spesifikasi ScanSnap S-1300

  • Untuk scanning bolak balik, cukup dengan satu kali scan karena ScanSnap S-1300 punya 2 mata lensa. Hasil scanningnya bisa langsung di-edit di Word atau Excel, atau bentuk PDF maupun JPG. Jadi, apa saja kemampuannya? Ini dia:
  • Scan up to 8 double-sided pages per minute  (Kecepatannya 8 lembar per menit)
  • Holds up to 10 pages in the automatic document feeder  (Kapasitas ADF 10 lembar)
  • Cross-platform compatibility for PC and Mac (Ada driver untuk PC dan Mac)
  • One button Searchable PDF creation, PDF, and JPEG
  • Scan to editable Word and Excel files (Hasil scan dapat diedit di Word dan Excel)
  • Create searchable keywords from highlighter text
  • Business card scanning software (Mampu scan kartu nama, hasilnya ke Outlook)
  • USB or AC powered (Saat mati lampu masih dapat dioperasikan dengan listrik dari colokan USB pada laptop)

HP Busines Inkjet 2800

- A3 ( 24/ 21ppm ( b/ c)
– 12, 000pgs duty cycle
– 150-sheets input tray
– 96MB
– USB2.0, parallel, EIO slot
– 4-individual ink
– up to 4800dpi with PhotoRET3
– PCL 6, PCL 5c,
– PostScript Lev.3 emulation

HP Workstation XW4600 – RV724AV

XW4600 Workstation Core 2 Duo E4500( 2.20GHz-2MB-800MB FSB) / 1GB/ 160G/ DVD Combo/ Vista32B dwngrd to XP32B/ 17” LCD
– Intel X38 Express chipset,
– XW4600 80+ Energy Efficient Chassis,
– Intel Core 2 Duo E4500 2.20 2MB/ 800 CPU,
– 1GB( 2x512MB) DDR2-667 ECC Mem,
– 160GB SATA 3Gb/ s NCQ 7200,
– NVIDIA Quadro FX370 256MB PCIe,
– 48X DVD/ CDRW Combo SATA,
– FDD,
– Vista32B Downgrd to XP32B,
– Keyboard & Mouse,
– GS917AA L1710 17 ” LCD Monitor

 


 

NEED ASESSMENT DAN PERENCANAAN DIKLAT OPERATOR, TEKNISI, DAN PEGAWAI YANG AKAN MENGGUNAKAN SOFTWARE SIMPUS SEBAGAI UPAYA DARI OTOMASI PER[USTAKAAN

Oleh

Dirka Mei Okprina

NIM: 101714043 – MP 2010 A

Training Need Assessment (Identifikasi Kebutuhan Pelatihan)

Pengertian Suatu proses pengumpulan data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan agar tujuan pelatihan tercapai secara efektif dan efisien.
Tujuan
  1. Mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan guna mengetahui perlu tidaknya pelatihan dalam organisasi tersebut
  2. Menentukan jenis diklat yang diperlukan oleh pegawai
  3. Mengidentifikasi performance gap (kesenjangan kinerja yang dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual pegawai
  4. Penyelenggaraan diklat secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan.
Analisis yang digunakan
  1. Analisis organisasi

Menganalisis tujuan organisasi, sumber daya yang ada, lingkungan organisasi, budaya organisasi , serta persaingan bisnis yang sesuai dengan kenyataan.

Dilakukan dengan cara :

  • Survey sikap pegawai terhadap kepuasan kerja
  • Persepsi pegawai
  1. Analisis pekerjaan dan tugas

Membandingkan antara uraian jabatan (job description) dengan kemampuan pegawai yang melakukan. Dalam arti proses menentukan perilaku‐perilaku yang dituntut dari pemegang jabatan dan standar‐standar kinerja yang mesti dipenuhi

Dilakukan dengan cara:

  • Observasi kemampuan motorik pegawai
  • Observasi kemampuan afektif pegawai
  • Observasi kemampuan kognitif pegawai
  1. Analisis pegawai

Mengidentifikasi secara khusus terhadap kebutuhan pelatihan bagi pegawai pada job-nya, hal ini dapat dianalisis secara:

  • Kebutuhan individu dari pelatihan

Dilakukan dengan cara observasi oleh supervisor, evaluasi ketrampilan pegawai, dan kartu control kualitas.

  • Kebutuhan kelompok dari pelatihan

Dapat diprediksi dengan pertimbangan informal dan obevasi oleh supervisor ataupun manajer.

 

Perencanaan Diklat

Program diklat tidak hanya memberikan acuan, melainkan juga mejadi patokan untuk mengukur keberhasilan kegiatan diklat. Itu sebabnya desain dan perencanaan suatu program diklat sebaiknya dilakukan oleh orang yang ahli dalam bidangnya dan bertitik tolak dari kebijakan yang telah digariskan oleh pimpinan yang berwenang dalam bidang kediklatan.

Pengertian Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang ditentukan.
Tujuan Memperkecil GAP atau kesenjangan antara kondisi hasil pekerjaan saat ini (existing job performance) dengan hasil pekerjaan yang diinginkan (desired job performance). Kesenjangan tersebut dapat berkaitan dengan: hasil kerja (jobperformance), pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills), atau sikap/tingkah laku (behaviour/attitude).
Strategi
  • Perencanaan diarahkan kepada pencapaian tujuan dan visi organisasi sebagaimana kekuatan internal serta kecenderungan-kecenderungan global yang kemungkinan dapat mempengaruhi.
  • Perencanaan pendidikan dan mengandung 3 unsur pokok, yaitu: a) system, b) materi pembelajaran dan pelatihan,       c) proses pembelajaran dan pelatihan.
Metode
  1. Metoda di luar pekerjaan (off the job side)

Pada metoda ini pegawai yang mengikuti pendidikan atau pelatihan keluar sementara dari pekerjaannya, mengikuti pendidikan dan pelatihan secara intensif.  Metoda ini terdiri dari 2 teknik, yaitu :

1)      Teknis presentasi informasi, yaitu menyampaikan informasi yang tujuannya mengintroduksikan pengetahuan, sikap dan keterampilan baru kepada peserta.  Antara lain melalui;  ceramah biasa, teknik diskusi, teknik pemodelan perilaku (behavioral modelling), model kelompok T, yaitu mengirim pekerja ke organisasi yang lebih maju  untuk mempelajari teori dan mempraktekkannya.

2)      Teknik simulasi.  Simulasi adalah meniru perilaku tertentu sedemikian rupa sehingga peserta pendidikan dan latihan dapat merealisasikan seperti keadaan sebenarnya.  Teknik ini seperti; simulator alat-alat kesehatan, studi kasus (case study), permainan peran (role playing), dan teknik dalam keranjang (in basket), yaitu dengan cara memberikan bermacam-macam masalah dan peserta diminta untuk memecahkan masalah tersebut sesuai  dengan teori dan pengalamannya.

  1. Metoda di dalam pekerjaan (on the job side)

Pelatihan ini berbentuk penugasan pekerja baru, yang dibimbing oleh pegawai yang berpengalaman atau senior.   Pekerja yang senior yang bertugas membimbing pekerja baru diharapkan memperlihatkan contoh-contoh pekerjaan yang baik, dan memperlihatkan penanganan suatu pekerjaan yang jelas.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

penulis

seputar ruang lingkup karya tulis tentang manajemen pendidikan

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: